L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 prévoit la généralisation de la complémentaire santé à tous les salariés du privé. La souscription d’un contrat ne suffit pas, un certain nombre d’obligations, principalement de forme, sont à respecter pour la mise en place du contrat si l’employeur souhaite bénéficier de l’exonération sociale portant sur sa participation au financement de cette complémentaire santé.
Sont exclues de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale, les contributions des employeurs destinées au financement des prestations complémentaires de retraite et de prévoyance uniquement lorsqu'elles revêtent un caractère collectif et obligatoire déterminé dans le cadre d'une des procédures mentionnées à l'article L. 911-1 du code de la Sécurité sociale (et alinéa 7, article L242-1 du même code).
Conditions pour bénéficier de l'exonération :
Caractère collectif et obligatoire du régime :
Le caractère collectif et obligatoire est réglementé par le Décret du 9 janvier 2012 complété de l'Arrêté du 26 mars 2012. La circulaire de la Direction de la Sécurité sociale du 25 septembre 2013 Circulaire du 25 septembre 2013 de la Sécurité sociale précise les conditions d'application de ces textes.
Collectif :
Le régime est collectif s’il offre des garanties à l’ensemble du personnel ou à une catégorie "objective" établie à partir d’un des critères énumérés. En Santé par exemple, le critère “salariés affiliés à l’AGIRC” ou “salariés 4/4bis” est admis, mais le régime ne sera collectif que si les autres salariés sont couverts. Les catégories ne peuvent pas reposer sur les critères liés au temps de travail, à la nature du contrat de travail, à l’âge et l’ancienneté (une clause d’ancienneté limitée à 6 mois en Santé est tolérée). Les contributions patronales doivent être fixées à un taux ou montant uniforme par catégorie.
Obligatoire :
Les salariés présents lors de la mise en place du régime par décision unilatérale peuvent refuser de cotiser, ce n’est pas le cas pour les mises en place par référendum ou accord d’entreprise. L’employeur doit conserver la trace écrite de ce refus. Certaines dispenses d’affiliation sont autorisées dans l’acte instituant le régime. Dans ce cas, les justificatifs de dispense produits par les salariés doivent être conservés par l’employeur.
Les cas de dispenses :
- Les salariés qui bénéficient d’un contrat d’assurance santé individuel lors de la mise en place des garanties ou lors de leur embauche si celle-ci est postérieure. (Ce cas de dispense n’est possible que jusqu’à l’échéance annuelle du contrat individuel).
- Les salariés bénéficiaires de la CMUC ou de l’ACS (Ces salariés sont dispensés d’adhérer au régime jusqu’à la date à laquelle les salariés cessent de bénéficier de cette couverture ou de cette aide. Le salarié concerné doit justifier annuellement par écrit de la couverture souscrite par ailleurs ainsi que le justificatif qu’ils bénéficient de la CMUC ou de l’ACS).
- Les salariés couverts, y compris en tant qu’ayant droit, par l’un des dispositifs santé complémentaire suivant : Régime collectif et obligatoire (salariés multi employeurs, contrat du conjoint), Le régime local d’assurance maladie de l’Alsace Moselle, Le régime des fonctionnaires et agents publics de l’État ou des collectivités territoriales et de la fonction publique hospitalière (décrets des 19/09/07 et 8/11/11) ou des industries électriques et gazières, Un contrat « Madelin » (loi du 11 février 1994). (Ces salariés doivent justifier chaque année de la couverture dont ils bénéficient par ailleurs auprès de l’employeur)
- Les salariés en CDD, apprentis ou temps partiel dans les conditions suivantes : CDD ou apprentis (lorsque ce contrat est d’une durée égale ou supérieure à 12 mois, le salarié devant justifier d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs), Contrat à temps partiel et d’apprentis si la cotisation salariale est au moins égale à 10% de leur rémunération.
Les cas de dispense énumérés ci-dessus sont valables sous réserves des dispenses spécifiques imposées par les accords conventionnels (dispenses plus limitées).
Mise en place d'un acte juridique :
En l’absence de disposition dans la convention collective, un acte juridique (décision unilatérale de l’employeur ou accord collectif d’entreprise ou projet d’accord ratifié) formalise la mise en place des garanties. Cet acte est à fournir en cas de contrôle URSSAF. Cet écrit est indispensable pour justifier du régime frais de santé mis en place.
Le contenu de cet écrit précise : l’objet, la nature de la couverture, les bénéficiaires, l’adhésion des ayants droit, les cas d’adhésion facultative admis, les garanties, les cotisations (taux, assiette, ventilation employeur/salarié et en cas d’augmentation de tarif), la date d’effet, la durée, la dénonciation, en cas de désignation (facultative) de l’organisme assureur, la clause de réexamen au moins une fois tous les 5 ans.
Non substitution à un élément de rémunération :
Les contributions patronales ne se substituent pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans les 12 mois précédant le premier versement.
Conformité du contrat :
Les prestations du contrat doivent être des prestations de prévoyance complémentaires à celles de la Sécurité sociale, et respecter les critères du contrat santé dit "responsable", c'est-à-dire les obligations minimales et interdictions de prise en charge définies dans le code de la Sécurité sociale. Le « panier de soins » minimal est défini dans un décret du 10 septembre 2014.
Information des salariés présents et futurs :
L’employeur a obligation de remettre à chaque salarié l’écrit constatant la mise en place du contrat (DUE ou accord) et les documents émis par l’assureur.
DUE ou Accord : L’information à chaque salarié (la voie d’affichage est insuffisante) ne dispense pas l’entreprise de son devoir d’information et de consultation vis-à-vis du comité d’entreprise ou des délégués du personnel, sous peine de délit d’entrave. Sont également informés s’il y a lieu, les délégués syndicaux et le comité d’hygiène, sécurité et des conditions de travail.
Notice d’information : L’organisme assureur rédige à destination des salariés, en complément des conditions particulières et des conditions générales, une notice d’information détaillant le contenu des garanties.
La preuve de la remise de ces écrits incombe à l’employeur qui peut soit procéder à l’établissement d’une liste d’émargement, notamment lors de la remise de l’écrit constatant la décision unilatérale, soit d’en demander le retour signé et paraphé (lettre contre échange), soit utiliser la lettre recommandée avec accusé de réception.
Maintient des garanties en cas de rupture du contrat de travail :
L’Accord National Interprofessionnel impose à tous les employeurs entrant dans son champ d’application de maintenir, selon certaines conditions après la rupture du contrat de travail ouvrant droit au chômage, les garanties prévoyance et santé.
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